Allmänna villkor för konferenser, gruppbokningar och övriga arrangemang

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor ska gälla.

1. Definitioner

Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning.

Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget.

Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget.

En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

En bokningsförmedlare är ett företag som förmedlar arrangemangsbokningar inklusive eller exklusive förmedling av betalning för bokningen.

2. Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.

3. Förskott

Ett förskott på 50 procent av bekräftat belopp ska betalas när bokningen görs mindre än tre månader innan arrangemanget. Om bokning görs mer än tre månader innan arrangemanget ska ett förskott på 25 procent betalas vid bokning och ett på 25 procent när det återstår tre månader till arrangemanget. Förskotten förfaller till betalning inom 10 dagar från fakturornas datum. Fakturor på förskottsbeloppet sänds omgående efter bekräftad bokning samt tre månader innan arrangemanget när bokning skett mer än tre månader innan arrangemanget. Betalas inte förskottet är beställningen inte bindande för leverantören.

4. Särskilda önskemål vid beställning

Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. ska det framföras redan vid beställningstillfället.Detsamma gäller ombeställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.

5. Värdefull egendom

Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är

leverantören ersättningsskyldig endast omleverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

6. Avbeställning

Avbeställning ska ske skriftligt. Vid avbeställning senare än fyra veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med en viss procentsats av värdet på beställningen. Den tillämpliga procentsatsen ska anges i leverantörens bekräftelse av mottagandet av beställningen. Vid avbeställning av del av beställning ska ersättningen avse den avbeställda delen.

Följande gäller vid en avbokning av hela eventet / konferensen över 50 personer. Om avbokning av hela konferensen sker senare än 6 veckor innan ankomst, debiteras 50% av totalsumman.

För alla grupper gäller följande: om avbokning/mindre justeringar sker senare än 4 veckor innan ankomst debiteras 50% och om avbokningar/ justeringar sker senare än 2 veckor innan debiteras 100%

Någon enstaka person kan avbokas senast 3 dagar innan.

7. Betalning

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader.Omdeltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 10 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

8. Reservation för prisändringar

a) Om leverantören vill reservera sig för prishöjningar ska leverantören tydligt ange detta i sin skriftliga bekräftelse av mottagandet av beställningen.

b) Leverantören ska omgående informera beställaren när pristillägg sker.

9. Force majeure Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

10. Ansvar för egendom/vållande av skada Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se punkten 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.

11. Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndensbeslut.

12. Bokning genom förmedlare

Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.

INFORMATION OM PARKERING, KOLLEKTIVTRAFIK OCH FÄRJA

PARKERING

När ni närmar er Marstrand ber vi er hålla uppsikt på höger sida efter två stora grå båthallar som tillhör Ringens Varv. När du passerat dessa kommer Rutgerson Marin (stort glashus) att dyka upp på vänster sida. Efter ca 100 m sväng vänster mot Badhålan och kör längst ner till Villa Maritimes kostnadsfria parkering som är tydligt skyltad.

Observera att parkering endast kan ske i mån av plats.

Vill du komma närmare färjeläget finns det betalparkeringar på båda sidor om Marstrandsvägen.

www.kungalv.se/trafik–gator/parkering/parkeringsplatser-i-marstrand/

RES SMIDIGT MED KOLLEKTIVTRAFIKEN

Buss från Göteborg till Marstrand går ibland direkt ibland med byte i Ytterby. Gå in på vasttrafik.se och använd Reseplaneraren för att få fram lämpliga åkturer. Hållplatsen heter “Marstrandsön”.

FÄRJAN

Färjan till Marstrandsön går 7 min över varje hel kvart, dvs 07, 22, 37 och 52*). Överfarten tar 2 minuter. Färjebiljetter köper du i kiosken eller automaten vid färjeläget. (Västtrafiks Kontoladdningskort kan också användas. Alternativt köp enkelbiljett via appen ”To Go”).

En gruppöverfart går att beställa via hotellet och kostnaden sätts då på huvudnotan (29:-pp exkl moms).

Att notera: Ni behöver inte ange exakt tid och alla behöver inte komma med exakt samma färja. När man stiger på färjan behöver man inget färdbevis utan uppger bara ert företagsnamn för färjepersonalen.

Återfärden från Marstrandsön går varje hel kvart, dvs 00, 15, 30, 45*)

Hotell Villa Maritime ligger på kajen ett par minuters gångväg till vänster från färjan.

*) Färjetider kvälls- och nattetid:

Koön-Marstrandsön

Färjan går en gång var 15:e minut ända fram till och med 00:07.

Därefter går den var 30:e minut, från 00:35 ända fram till 05.07 Man måste då kalla på den 5 minuter före avresa. En stor knapp finns vid bommarna på färjeläget.

Omvänt Marstrandsön-Koön

Från 05:00 på morgonen går färjan varje hel kvart.